Informace o podrobnostech prodloužení lhůty poskytnutí informace

Žádost

1) jakou přípravu, konzultace a poradu vyžaduje poskytnutí informace, kterou je povinno mít MD ČR, dle platné legislativy, k dispozici;

2) mezi kterými složkami povinného subjektu, tedy MD ČR, tyto konzultace a porady proběhly, probíhají nebo budou probíhat a v jakých termínech;

3) které složky povinného subjektu, tedy MD ČR, mají závažný zájem na předmětu mé žádosti a v čem tento závažný zájem spočívá;

4) kopie zápisů z konzultací a porad, které v uvedené záležitosti proběhly, probíhají nebo budou probíhat.

Informace

Žádost byla přijata podatelnou (Sobota, 9. 6. 2018) a při třídění pošty přidělena věcně příslušnému Odboru komunikace (pondělí, 11. 6. 2018). Stejný den byla zařazena pracovníkem odboru do spisové služby a pracovník začal řešit, který z věcných odborů ministerstva by měl věc kompetenčně řešit. Poté byl osloven (tentýž den) Odbor agend řidičů, který zpracovává data pro souhrnné zprávy (za ČR) Komisi EU. Odbor agend řidičů odpověděl poté, co se snažil zprávy dohledat (čtvrtek, 21. 6.), že požadované zprávy nemá, protože pro ně pouze dodával data jinému pracovišti - Národnímu kontaktnímu místu (dále jen „NKM“). Odbor komunikace oslovil NKM, jehož pracovnice odpovědná za problematiku souhrnných zpráv v tu dobu nebyla na pracovišti přítomna z důvodu nemoci. Zastupující osoba poskytla podklady pro vyřízení žádosti, nicméně sdělila (pondělí, 25. 6.), že jako dočasný zástupce nemá o věci veškeré informace a nemůže tudíž zaručit, že poskytnutá zpráva, je definitivní verzí požadovaného dokumentu. Celou věc v této fázi ztížila skutečnost, že v roce 2016 NKM ještě neexistovalo a současní pracovníci nebyli na Ministerstvu dopravy v té době zaměstnáni. (Z pozdějších informací vyplynulo, že věc v roce 2016 řešila sekce, která již nefiguruje v současné struktuře ministerstva.)

Odbor komunikace se proto znovu obratem obrátil na Odbor agend řidičů s dotazem, kdo uvedenou zprávu v roce 2016 z ministerstva odesílal. Odbor agend řidičů se vyjádřil, že podle jeho informací zprávu v roce 2016 odesílal Odbor právní. Odbor komunikace proto oslovil Odbor právní, který sdělil (pondělí, 25. 6.), že zprávu v roce 2016 neodesílal a proto ji nemá a nemůže poskytnout. Na základě této informace se Odbor komunikace znovu obrátil na Odbor agend řidičů, ohledně potvrzení předchozího stanoviska. Odbor agend řidičů své předchozí vyjádření potvrdil (úterý, 26. 6.). Mezitím se přiblížil konec lhůty pro vyřízení žádosti a proto bylo vypraveno vyrozumění o prodloužení lhůty, abychom mohli prověřit skutečný stav věci a zaslat Vám skutečně ověřené informace. V té době se z pracovní neschopnosti vrátila výše zmíněná odpovědná pracovnice NKM, která Odboru komunikace sdělila, že uvedená zpráva se v roce 2016 odesílala mimo organizační rámec NKM z důvodu jeho tehdejší neexistence a že poskytnutá verze zprávy nalezená v archivní složce NKM je jediným dokumentem v elektronické podobě, který je ve věci k dispozici. Po uvedených krocích a na základě obdržených informací přistoupil Odbor komunikace ke zpracování odpovědi na žádost.

Souhrnně řečeno byl tedy problém, že v roce 2018 je jiná organizační struktura a kompetence v dotazované agendě než v roce 2016 a čtyři odbory, které se na věci různým způsobem podílely, se snažili dohledat materiál připravovaný pracovníky, kteří na úřadě již nepracují. Jejich závažný zájem tak spočíval v tom, aby podklady, které ministerstvo připravovalo, byly nalezeny a připraveny pro korektní vyřízení žádosti. Hledání pak ztížila zejména nemoc hlavního pověřeného pracovníka NKM. Odpovědi připravované na dotazy dle informačního zákona mají neformální charakter, takže z jednotlivých konzultací či porad se nedělají formální zápisy.  Existenci kopie původní zprávy nicméně ještě jednou prověříme v archivu ministerstva.